Checklist viaje de empresa: qué llevar

Por qué conviene una checklist para viajar por trabajo

Un viaje de empresa deja poco margen para los olvidos. Si te dejas en casa el cargador del portátil o las tarjetas de visita, no lo arreglas con una llamada a la familia: tienes que resolverlo en una ciudad que no conoces y con la agenda llena. Por eso merece la pena tener una checklist de viaje de empresa que sirva siempre, sea una visita a un cliente, una feria, una formación o una reunión de un solo día.

La diferencia con las vacaciones es que la maleta cumple dos funciones a la vez. Tienes que llegar con buen aspecto a una reunión y, además, poder trabajar desde la habitación del hotel, el tren o la sala de espera de un aeropuerto. La lista de esta página reparte las cosas en seis grupos para que las revises por bloques en vez de recordarlas de memoria.

Empieza por lo que no admite sustituto: documentos, medios de pago y dispositivos. La ropa, el aseo y casi todo lo demás se puede comprar en destino si hace falta. Un portátil, una acreditación o un billete, no.

Documentos, dinero y justificantes de gastos

Los documentos son lo primero que se comprueba y lo último que se guarda. Lleva el DNI o el pasaporte, el billete de tren o la tarjeta de embarque, la reserva del hotel y, si vas a alquilar o conducir un coche, el carné. Si viajas al extranjero, comprueba antes de salir qué documentos pide el país de destino, porque los requisitos cambian de un lugar a otro.

Anota también la agenda del viaje: direcciones, horarios de las reuniones y el nombre y el teléfono de las personas con las que te vas a ver. Tenerlo en papel o en una nota sin conexión te saca de un apuro si el móvil se queda sin batería o sin cobertura.

En cuanto al dinero, lleva la tarjeta bancaria, la tarjeta de empresa si tu compañía te ha dado una y algo de efectivo para los pequeños pagos. Separa los medios de pago en dos sitios distintos, por ejemplo uno en la cartera y otro en la bolsa del portátil, para no quedarte sin nada si pierdes uno.

Los gastos merecen un hábito propio. Pide siempre el ticket o la factura, guárdalos en un sobre y apunta cada pago en una libreta de gastos el mismo día. Cuando vuelvas, tendrás todo junto y podrás presentarlo según las normas de tu empresa, sin reconstruir el viaje de memoria.

Ropa de trabajo y tecnología

La ropa de un viaje de empresa se elige por combinaciones. Una chaqueta, un par de camisas o blusas, un pantalón o una falda y unos zapatos de vestir dan para varios días si todo combina entre sí. Añade un calzado cómodo para los trayectos y las jornadas largas de pie, un cinturón, ropa interior y calcetines de repuesto, un pijama y un paraguas o un impermeable según el tiempo previsto.

Si tienes un acto importante, como una presentación ante un cliente o una cena de empresa, lleva la prenda más delicada colgada o doblada con cuidado y sin mezclarla con el calzado. Una camisa de repuesto en la bolsa de mano evita muchos apuros si hay un retraso o un imprevisto durante el viaje.

En tecnología, el portátil y su cargador van en la bolsa de mano, no en la maleta facturada. Con ellos viajan el móvil con su cargador, una batería externa, los auriculares y una memoria USB con los archivos que vas a necesitar. Si te mueves entre países con enchufes distintos, un adaptador pequeño te ahorra buscarlo en el aeropuerto.

Cómo hacer la maleta de un viaje de empresa

Haz la maleta en tres pasos. Primero reúne los documentos y los dispositivos, después la ropa y por último el aseo y los pequeños extras. Marcar la lista a medida que guardas cada cosa es más fiable que mirar la maleta al final y fiarte de la memoria.

Separa el contenido en bolsas o fundas: ropa limpia, ropa sucia, cables y cargadores, productos de aseo. Con esa división encuentras lo que buscas sin vaciar toda la maleta en la habitación del hotel, y a la vuelta distingues enseguida lo que hay que lavar.

Lleva en la bolsa de mano todo lo que necesitas durante el trayecto y todo lo que no puedes permitirte perder: documentos, portátil, medicamentos personales, gafas o lentillas y una muda por si la maleta tarda en llegar. Si vuelas, revisa también las normas de tu aeropuerto sobre líquidos y objetos permitidos antes de llenar el neceser.

Deja la lista guardada para el próximo viaje. Después de cada salida, anota lo que sobró y lo que echaste en falta, y ajusta la checklist. Con dos o tres viajes tendrás una versión a tu medida, que te permitirá hacer la maleta en poco tiempo y salir con la tranquilidad de no haberte olvidado nada importante.

Este es un recordatorio general: si tienes necesidades de salud concretas, consulta a tu farmacéutico sobre lo que debes llevar contigo.