Packliste Geschäftsreise und Checkliste Dienstreise

Pack nach Terminen, nicht nach Reisetagen

Eine Packliste für die Geschäftsreise wird zu groß, wenn du nach Reisetagen rechnest. Zähl stattdessen die Termine, bei denen du vor anderen Menschen stehst. Ein Abflug am Dienstagabend, ein Konferenztag am Mittwoch und der Rückflug am Donnerstagmorgen sind ein Tag in Terminkleidung und nicht drei.

Für jeden Termintag ein Hemd oder eine Bluse und dazu ein Reservestück, das für den verschütteten Kaffee, den Regen und das kurzfristig angesetzte Abendessen da ist. Ein Sakko oder Blazer reicht meistens, wenn du alles andere darauf abstimmst. Wähl zuerst das Oberteil, dann die Hose oder den Rock und die Schuhe, die dazu passen. Zwei Paar Schuhe sind das Maximum, und das schwerere Paar trägst du auf der Fahrt.

Alles, was du abends oder im Hotel trägst, kommt danach und fällt klein aus. T-Shirt, Pullover, Jeans und Sneaker decken den Feierabend ab, Sportsachen nimmst du nur mit, wenn du sie auf dieser Art Reise wirklich benutzt.

Die Technik, die niemand vor Ort ersetzt

Kleidung bekommst du unterwegs. Das Netzteil für deinen Laptop am Sonntagabend in einer fremden Stadt eher nicht. Deshalb ist der Technikbeutel der Teil der Checkliste für die Dienstreise, den du zuerst packst und zuletzt noch einmal kontrollierst.

Hinein gehören Laptop und Netzteil, Handy und Ladekabel, eine Powerbank, Kopfhörer und die Adapter, die du für den Beamer im Besprechungsraum brauchst. Ein HDMI-Adapter wiegt fast nichts und entscheidet darüber, ob deine Präsentation läuft. Bei Reisen ins Ausland kommt ein Reiseadapter für die Steckdosen vor Ort dazu. Pack alles in einen Beutel, statt es im Rucksack zu verteilen, dann siehst du mit einem Blick, ob etwas fehlt.

Notizbuch und Stift gehören weiterhin dazu. In manchen Besprechungen ist ein aufgeklappter Laptop unpassend, und ein leerer Akku hat noch keine Notiz gerettet.

Alles ins Handgepäck

Eine Dienstreise mit einer oder zwei Übernachtungen passt in ein Handgepäckstück, wenn du beim Packen ein paar Entscheidungen vorziehst. Sakko, Mantel und die schwereren Schuhe werden getragen, nicht eingepackt. Weiche Sachen rollst du, Hemden legst du flach obenauf, Socken verschwinden in den Ersatzschuhen.

Die Waschtasche gehört in einen durchsichtigen Beutel, den du bei der Kontrolle herausziehen kannst, ohne den Rest auszuräumen. Nimm Reisegrößen und verzichte auf das, was das Hotel ohnehin stellt. Ein Fleckenstift, ein Faltbügel und ein Wäschebeutel brauchen kaum Platz und lösen genau die Probleme, die auf dieser Art Reise auftreten.

Medikamente, die du regelmäßig nimmst, gehören ins Handgepäck und nicht in den aufgegebenen Koffer. Welche Mittel für den akuten Bedarf sinnvoll sind, besprichst du vorher in deiner Apotheke, zusammen mit dem, was du ohnehin einnimmst.

Belege, Abrechnung und die letzte Kontrolle

Der Teil der Liste, den fast alle vergessen, ist die Abrechnung. Nimm einen Umschlag für Belege mit und leg jede Quittung sofort hinein, statt sie in Jackentaschen zu sammeln. Fotografier Belege zusätzlich, weil Thermopapier verblasst. Welche Nachweise deine Firma verlangt und welche Pauschalen sie zahlt, steht in der Reisekostenregelung. Im Zweifel fragst du einmal in der zuständigen Stelle nach, bevor du fährst.

Dazu gehören die Unterlagen für die Fahrt selbst, also Personalausweis, bei Auslandsreisen der Reisepass, Bahnticket oder Bordkarte, die Hotelbestätigung, die Firmenkreditkarte und der Führerschein, wenn ein Mietwagen geplant ist. Visitenkarten sind in vielen Branchen immer noch die schnellste Art, in Erinnerung zu bleiben.

Zum Schluss geht die Checkliste für die Geschäftsreise ein letztes Mal durch. Laptop und Netzteil, Ausweis und Karte, Adapter, die Termine im Kalender und die Adresse, an der du am nächsten Morgen stehen sollst. Danach darf die Tasche zu.